Resmî Yazıda Hitap ve Kapanış

Resmî yazı, duygunun en süslü hâli değildir. Bir kişiden bir kuruma giden, ne istediği ilk bakışta anlaşılan kısa metindir. Hitap, konu ve kapanış bu metnin iskeletidir. İskelet dağılınca iyi niyetli uzun bir mektup, okurun masasından geri döner. Geri dönmesinin sebebi çoğu zaman üslup değil, isteğin kaybolmasıdır.

Hitap uydurulmaz

Sayın sözcüğü satır başında büyük yazılır. Ardından ad ve gerekiyorsa unvan gelir. Unvanı bilmiyorsanız uydurmayın. Yanlış bir unvan, iltifattan çok dikkatsizlik sayılır. Adı, kurumun yazdığı biçimde yazın. Takma ad ve eksik soyadı, yazıyı yanlış kişiye götürebilir.

Büyük harfin genel kuralını ayrıca görmüştük. Resmî yazıda da cümlenin ortasındaki sıradan sözcük büyük olmaz. Kurumun resmî adı ise büyük kalır. İkisini karıştırmayın. Her sözcüğü büyütmek, yazıyı önemli yapmaz.

İlk paragraf tek iş taşır

İlk paragraf, ne istediğinizi bir cümlede söyler. Kayıt dondurma, belge örneği, randevu ya da düzeltme. İki istek varsa iki paragraf ya da iki yazı düşünün. İkisini tek cümlede bağlamak, okurun birini kaçırmasına yol açar. Paragrafın tek iş kuralını ayrıca kurmuştuk. Resmî yazı, bu kuralın en gerekli olduğu yerdir.

Tarih ve sayı varsa açık yazın. Geçen ay, bir ara, en kısa sürede gibi bulanık sözler işlemi geciktirir. Somut bir gün, bulanık bir aydan daha iş görür. Gün ve ay adlarının küçük yazıldığını da unutmayın. Cümle o sözcükle başlamıyorsa pazartesi küçük kalır.

Gerekçe kısa, ek yerinde

İkinci paragraf neden yazdığınızı anlatır. Üç dört cümle yeter. Hayat hikâyesi, yazının ekine değil, çöpüne benzer. Gerekli belge varsa yazının içinde anlatmayın, ekte sunun ve gövdede adını anın. Eki anmadan yalnızca ilişikte sunarım demek, okuru ava çıkarır.

Kısaltma kullanacaksanız ilk geçişte açın. Açmadan dizilen büyük harfler, içeriye yabancı olan görevliyi de yorar. Kısaltma noktasını ayrıca anlatmıştık. Resmî yazı, kısaltma gösterisi değildir.

Kapanış yeni istek açmaz

Saygılarımla, yeterli bir kapanıştır. Üst üste bindirilmiş kalıplar nezaketi artırmaz. Kapanıştan sonra yeni bir rica eklemeyin. Rica, ilk paragrafta kalmış olmalıdır. İmza, adın altına ve okunaklı konur. Okunmayan imza, hitaptaki özeni siler.

Tarih yazının üstünde ya da altında tutarlı bir yerde durur. Bir yerde rakam, bir yerde yazıyla karışık tarih kullanmayın. Tutarlılık, içeriğin ciddiyetini taşır.

Dil sakin kalsın

Kızgınlık, büyük harf ve ünlem, resmî yazıda isteği zayıflatır. Karşı taraf hata yaptıysa hatayı tek cümlede, hakaret etmeden yazın. Hakaret, haklı bir isteği geri plana iter. Sakin cümle, dosyada daha uzun yaşar.

Yabancı sözcükle şişirmek de aynı kapıya çıkar. Türkçesi duran sözcüğü seçin. Bu ölçüyü ayrıca konuşmuştuk. Resmî sanılmak için ağırlaştırılan cümle, çoğu zaman yalnızca uzundur.

Sık sorulan sorular

Sayın her yazıda zorunlu mu? Bir kişiye ya da makama yazıyorsanız uygun bir hitaptır. Kurumun genel adresine yazıyorsanız Sayın yetkili kalıbı, yanlış ad uydurmaktan daha dürüst olabilir.

İki isteği aynı yazıya koyabilir miyim? Koyabilirsiniz ama ayrı paragraflarda, ayrı ayrı net olsun. Biri diğerinin içinde kaybolmasın. Çok farklı iki iş, iki yazı da olabilir.

Kapanışta yeniden rica edilir mi? Edilmez. İstek ilk paragrafta biter. Kapanış, saygıyla durur. Yeni rica, okurun kaçırdığı bir dipnot olur.